Muchas de las empresas certificadas, han concluido que uno de sus mayores problemas es mantener actualizada su documentación de forma tal que su sistema de calidad conserve tanto su integridad como el entusiasmo de todo el personal de la Empresa y por supuesto dar seguimiento a las Acciones Correctivas y Preventivas.

Mantener ese entusiasmo ha costado, pues administrar el proceso documental, ha sido sumamente oneroso, tanto por la cantidad de documentos que se imprimen, como por el tiempo que debe asignarse al control de versiones y distribución de documentos como el retiro de los obsoletos. La inversión en horas hombre realmente ha sido elevada.

Empresas que han logrado la acreditación como empresa registrada, han podido comprobar que el control de documentos es una de las no conformidades que aparece con mayor frecuencia y en auditorias posteriores la administración de las acciones correctivas y preventivas se ha vuelto un dolor de cabeza.

Nuestra experiencia como consultores en la implementación de Sistemas de Gestión (Calidad, Ambiente, Riesgos Laborales), nos ha dado una gran enseñanza y es que si queremos mantenernos en la cumbre del éxito, debemos contar con un sistema ágil y moderno que elimine el papeleo excesivo y facilite la actualización de lo que tanto ha costado.

Hoy día hemos evaluado una excelente empresa, la cual desarrolló un software para administrar toda la documentación de ISO, el cual cuenta con altísimos niveles de seguridad y tan fácil de utilizar como decir ISO.

Ya sea que una empresa se encuentre certificada o bien que esté en el camino a lograr la transición a la versión 2000 o que esté pensando en incorporar la Gestión de Calidad (ISO 14001) o la Gestión de Riesgos ( INTECO 18001), estamos seguros que un software será de gran ayuda, además de una reducción drástica del papeleo y tiempo de todo el personal involucrado. El Gestor de Calidad ahora si podrá contribuir a mejorar la productividad tanto del sistema como de la Empresa.

La aplicación que se propone, es una base de datos documental, que permite ligas entre procedimientos, instrucciones y formatos, además de contar con una bitácora de utilización, de gran utilidad en la distribución de documentos, control de capacitación y trazabilidad. Además permite el control automático de las diferentes versiones de documentos, identificando los que quedan como obsoletos también en forma automática.

El manejo del proceso de documentación le permite conocer cuál es el estado de la documentación (en revisión, en aprobación) y en que área se encuentra detenido, permitiendo el envío automático de recordatorios, además de centralizar en el gestor de documentación toda la información pertinente. Inmediatamente que un usuario ingresa a la aplicación le informa sobre cuantos procedimientos tiene por revisar, aprobar o bien aquellos que aún no ha leído y que ya están disponibles para él en el sistema.

La revisión y aprobación es electrónica, con altos niveles de seguridad para usuarios, revisores, aprobadores etc. Las copias realmente ahora sí están controladas.

Permite el envió de recordatorios sobre acciones correctivas pendientes, y administración de los programas de auditoria, estos dos aspectos son lo que más dolores de cabeza le ocasiona a las empresas certificadas.
Una serie de ventajas adicionales le permite comunicarse con sitios geográficamente distintos, y para plataformas avanzadas, utilizar formatos de páginas Web, así como sistemas de búsqueda en todo el sistema de calidad, tanto a nivel de Manual como de procedimientos e instrucciones de Trabajo.

Otra ventaja es que pueden utilizarse varias categorías de documentación si se cuenta con diferentes sistemas como Calidad, Ambiente, Laboral, Contabilidad, Ventas o bien para administrar un boletín. Igualmente permite ir agregando nuevas empresas, plantas o líneas de producción que inician el proceso con lo cual su costo se distribuye.

La aplicación permite la generación de flujos de trabajo (en serie o en paralelo) y la administración electrónica de cualquier tipo de documentación. Este enfoque orientado al área de gestión de calidad ha permitido incorporar cada vez más atributos de carácter administrativo y gerencial al aplicativo dando una posición de liderazgo en este tipo de servicio.
Algunos de los nuevos atributos especializados de reciente incorporación en el último mes se detallan a continuación:

1. INFORME DE ACCESOS DE LECTURA PARA DOCUMENTOS NUEVOS: Mediante esta función el administrador puede controlar con precisión los usuarios que NO han dado lectura a un documento de reciente aprobación. Asimismo, cada usuario puede tener en su lista de trabajo pendiente, aquellos documentos de reciente aprobación y que todavía no han sido leídos por él. Esta tarea facilita la labor previa a las auditorias de calidad.

2. INSERCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS QUE NO REQUIEREN APROBACIÓN MEDIANTE FLUJOS: Para el caso de normas y reglamentos vigentes de carácter externo que no requieran necesariamente de un flujo de aprobación en serie o en paralelo, se ha incorporado la posibilidad la funcionalidad de inserción de "n" archivos. Este atributo a veces es necesario cuando se trabaja con legislación o reglamentos específicos en algunos sectores como el alimentario o el sistema financiero.

3. TRAZABILIDAD POR DOCUMENTO: Mediante esta nueva funcionalidad se pretende que el administrador tenga por documento un historial de todo el proceso de elaboración y aprobación del documento. Este registro de información se hace mediante bitácoras de tipo electrónico que no pueden ser modificadas una vez generadas.

4. HABILITACIÓN DE CAMBIOS EN UN FLUJO DE TRABAJO MIENTRAS ESTE SE PRODUCE: Cuando un funcionario se ausenta de la oficina el flujo de trabajo definido por el administrador puede afectarse y demorarse. Previendo esto, el sistema incorporó una funcionalidad que permite modificar los participantes en un flujo de trabajo en serie o en paralelo mientras este se lleva a cabo.

5. REARMADO DE FLUJOS DE TRABAJO: El aplicativo permite rearmar un flujo de trabajo si es necesario sobre un mismo documento. Esta posibilidad genera atributos especiales ya que el documento puede someterse a diferentes flujos de aprobación y revisión.

6. CONTROL DE FLUJOS DE TRABAJO VENCIDOS: Mediante esta función el administrador tiene un control los flujos de revisión que se encuentran vencidos y que pueden ocasionar demoras en el calendario del proceso de normalización.

7. CONTROL DE ESTATUS DE REVISIONES POR DOCUMENTO: Esta funcionalidad permite al administrador "mapear" el estatus en el que se encuentra un proceso de revisión y que usuario tiene el documento en el momento de hacer la consulta.

La más reciente innovación fue la incorporación de Gráficos de Productividad, que permite contar con información sobre No Conformidades por Área, Acciones Correctivas y Preventivas, etc.

La aplicación está desarrollada tanto para una plataforma Lotus Notes como de Windows Exchange, lo que sea más apropiado para el usuario, utiliza su propio correo electrónico con sus mismas direcciones. La inversión en software adicional es prácticamente nula y tampoco congestiona su sistema informático, pues los documentos no viajan como adjuntos (Attachments).

Un punto a destacar es su costo, comparado con modelos que hemos visto tanto locales como internacionales, además de que la empresa desarrolladora está domiciliada en el país, facilitando con ello la capacitación tanto de usuarios como del personal de informática y ayudándoles en el proceso de transición. Si la plataforma es Windows, es indiferente que haya utilizado otro tipo de aplicaciones como Word o Excel, Visio, etc. El tiempo de respuesta de es otra gran ventaja.
Estas aplicaciones han sido implementadas localmente en empresas como: Bimbo, Demasa, Pozuelo, Coopeservidores, BTicino, Atlas Eléctrica, Interbolsa, Molinos de Costa Rica, etc., lo que da seguridad, pues permite verificar el funcionamiento localmente.

Por todas las funcionalidades que hemos señalado, podemos decir que la administración de la documentación podría convertirse en algo realmente sencillo, permitiendo a los encargados del sistema concentrarse en hacer válidos los 8 principios que propone la nueva versión de ISO, así como concentrarse en el mejoramiento continuo de procesos y productos.
Grupo Kaizen S.A.

Consultores en sistemas de gestión ISO 9000, ISO 14000 e INT 18000. Asesores y evaluadores del Premio a la Excelencia CICR.

Si tiene interés, le podemos solicitar a nuestros expertos que se reúnan con ustedes para hacerle una demostración y que pueda tranquilamente evaluar los beneficios, en cualquiera de las plataformas que prefieran.