Año con año la Cámara de Industrias de Costa Rica, entrega los galardones a las empresas ganadoras del Premio a la Excelencia, tanto, con el gran premio a la pequeña empresa, median o grande como premiación individual en diferentes categorías: Gestión de los Procesos e Innovación y Tecnología, Servicio del Cliente y Recursos Humanos, Liderazgo Planificación Estratégica y Gestión Ambiental.

Además de felicitar a los ganadores por el esfuerzo realizado para culminar una meta de un proceso laborioso y estimulante, también hay que reconocer la nutrida participación que tiene la premiación, tanto de potenciales ganadores como de empresas líderes en diversos campos.

Cada edición, deja una serie de reflexiones que queremos compartir luego de 5 años de participar como evaluadores del premio, y en algunos otros actuando como consejero de empresas ganadoras.

Lo que debe hacer una empresa que desee participar es contar con información sobre la forma en que se va a desarrollar el proceso de participación, a través de las diferentes etapas que lo componen.

Lo primero es indagar sobre los requisitos, instructivos y demás elementos que componen el premio, participar activamente en los diferentes eventos que a través del año se establecen para compartir experiencias con anteriores ganadores.

Lo que muchas empresas han promovido es la creación de un comité del premio, liderado por la Alta Gerencia, con un coordinador general del proceso. En algunas empresas ha estado a cargo del Gestor de la Calidad o bien de un representante de la Gerencia que se establece en ISO.

Antes de iniciar el proceso, es conveniente que se aclaren los diferentes elementos que lo componen:

1.- Muchas empresas de inmediato se concentran en el Cuestionario de Evaluación, no obstante es importante que antes se conozcan dos documentos: el primero de ellos es la tabla de puntuación para cada categoría y para sus respectivas variables y el segundo es la tabla de evaluación,

Cada una de las categorías tiene diferente puntuación y dentro de ellas igual lo es para cada variable. Esto implica que hay preguntas con mayor peso que otras, por lo que se le debe prestar la atención debida.

La tabla de evaluación se debe considerar como el verdadero criterio de evaluación y no necesariamente lo que usted haya anotado como su nivel de desempeño en las diferentes proposiciones de cada variable según lo establecido en el Cuestionario de evaluación del desempeño de la organización. En este formulario se establece la categoría en que se encuentra una empresa, tanto de su enfoque como el grado de implementación. Cada categoría tiene al final la variable de resultados que se califica por sí sola, la cual es una de las que más peso tiene dentro de la puntuación asignada.

El premio establece dos notas en cada variable, la primera de ellas es el enfoque el cual describiremos como: “La forma de concebir las distintas prácticas de la organización. Filosofía y congruencia de diseño de los métodos, mecanismos, metodología y sistemas que utiliza la empresa para lograr los objetivos de cada variable”. El enfoque se mide por puntos que van desde 0 a 10 para una empresa que presente “nula o escasa evidencia de existencia de conceptos claros y sistemas”, hasta el puntaje de 90 a 100 para las empresas que en su enfoque presenten “Fuerte evidencia de buenos sistemas preventivos, mejorados durante varios ciclos. Excelente integración a la operación.”

La segunda es al grado de implementación, descrito como “Grado de o extensión con que los enfoques están siendo implementados en las diversas áreas y actividades de la empresa”

La implementación se evalúa con puntos que van de 0 a 10 para empresas cuya implementación es incompleta o en varias áreas, hasta 90 a 100 puntos cuando la implementación está “Completa en todas las áreas”.

La nota para cada variable será un promedio entre el enfoque y la implementación.

El tercer punto son los resultados, los cuales también se establecen por puntos que va de 0 a 10 para “Escasos y limitados a pocas áreas o actividades” hasta un puntaje de 90 a 100 puntos cuando los resultados de la empresa son “sostenidos y de “clase mundial”, en las actividades principales de la empresa y muy buenos resultados en las actividades de apoyo. Clara relación causal”.

2.- El Cuestionario de evaluación del desempeño de la organización: En este formulario se plantean una serie de preguntas para cada una de las variables que componen cada categoría. Es importante tomar en cuenta que año con año la Cámara de Industrias hace algunos cambios, por lo cual se debe estar atento de contar con la última versión.

El cuestionario consta de una serie de proposiciones relacionadas con los criterios que el Premio utiliza dentro de su proceso de evaluación. Lo que una empresa debe hacer es evaluar cada una de las cinco alternativas que se dan y tratar de ubicarse muy honestamente sobre cuál de ellas refleja mejor la situación de la empresa. Las palabras que están en negrita distinguen el nivel de desarrollo correspondiente a cada proposición, por favor préstele atención. Todos los elementos de una proposición en particular deben de cumplirse para seleccionar ese nivel. Si al menos uno no es verdadero, se debe descender de nivel.

Una vez seleccionada la columna respectiva, debe argumentar en el espacio de “¿Cómo se logra esto (describa el enfoque o método) y cuál es la extensión de su aplicación (implementación)?” . La documentación del Premio recomienda que primero se escriba el “¿Cómo se logra? y luego se escoge la calificación que mejor describa la fase de desarrollo de su organización, pero hace una observación. “Si empieza a acabarse el tiempo asignado, asegúrese de revisar los 62 tópicos y asignar un nivel a cada uno. Luego regrese y describa las actividades que realiza su organización”, nosotros preferimos ésta última forma.

Cuando describa el enfoque o método y cuál es la extensión de su aplicación (implementación), debe ser lo suficientemente concreto y claro sobre la forma de describir como se logra lo señalado, pues de ello va a depender la primera puntuación que los evaluadores asignen, además de que brindará una impresión sobre la empresa.
Como el premio exige que las empresas cumplan al menos con una puntuación de 350 puntos en la evaluación integral considere realmente cuando señale que un elemento no aplica.

Aspectos por aclarar:
Como decíamos el formulario que se presenta es la principal base que los evaluadores tienen para formarse un criterio del nivel en que se encuentra una empresa, no obstante su opinión puede subir o bajar dependiendo de que tanto queden aclarados los puntos que se le envían a la empresa y que serán verificados directamente en el sitio.

Es importante que los responsables de aclarar esos aspectos, estén debidamente preparados con la evidencia concreta que demuestre el grado de implementación y los resultados, buscando un proceso eficiente para beneficio de ambas partes, pues si el proceso de recolección de información es lento y complicado, lógicamente repercute en el ánimo de los evaluadores.

Contrario a lo que podría considerarse en una auditoría de ISO en donde el proceso de verificación es responsabilidad del auditor, en este caso es responsabilidad del evaluado brindar toda la evidencia objetiva con que cuenta la empresa, en el entendido de que para este proceso en particular lo que abunda no daña. Igualmente si los evaluadores no indagan sobre algún aspecto que usted hubiera dejado por fuera en el reporte inicial, o bien que por razones de espacio no hubiera sido lo suficientemente claro, es el momento de aclararlo o bien presentar evidencia que respalde los resultados alcanzados.

Antes de las auditorias de ISO, generalmente se les recomienda a los posibles auditados que “no respondan a lo que no les están preguntando”, en el caso de una evaluación para el premio, es conveniente ser lo más amplio con los evaluadores de forma tal que se lleve un buen criterio de la empresa.

Por otra parte hay que considerar que en caso de empate o bien si el comité de premiación lo considera conveniente, los evaluadores deben justificar su reporte, para lo cual entre mejor soporten sus respuestas, mejor podrán argumentar la postulación de la empresa como posible ganadora.

Para más información escribir a info@grupokaizen.com